Effizienter arbeiten – so erreichst Du mehr mit weniger Aufwand

Arbeitstag mit Hämophilie A

Im Job gibt es jede Menge zu tun? Manchmal hast Du das Gefühl, die Bewältigung Deiner Aufgaben kostet zu viel Aufwand? Da hilft nur eines: den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Dabei liegt der Fokus auf dem Wörtchen „effizient“, was so viel bedeutet wie: mit weniger Einsatz erfolgreicher ans Ziel gelangen. Wer effizient vorgeht, spart sich Umwege wie überflüssige Arbeitsschritte und andere Zeitfresser. Der kürzere, schnellere Weg macht produktiver und ist der Unterschied zur reinen Effektivität. Denn damit ist einfach nur gemeint, sein Ziel überhaupt zu erreichen – unabhängig vom Aufwand. Im Folgenden erfährst Du 10 Tipps, wie auch Du effizienter arbeiten kannst.

 

1. Viel hilft nicht viel

Wer bessere Ergebnisse erzielen möchte, muss keine 16-Stunden-Schichten schieben. Das Gegenteil ist der Fall: So zeigt eine Studie der Standford Universität, dass die Produktivität von Arbeitnehmern, die mehr als 50 Stunden pro Woche arbeiten, in hohem Maße leidet. Hinsichtlich des Arbeitsergebnisses spielt es keine Rolle, ob jemand zwölf oder acht Stunden gearbeitet hat. Um Deine Ressourcen möglichst kraftsparend einzusetzen, hilft Dir eine genaue Planung: Organisiere und strukturiere Dir Deinen Arbeitstag bereits am Vorabend. Dann weißt Du genau, was Du zu tun hast und keine wertvolle Zeit geht verloren. To-Do-Listen helfen Dir außerdem, an alles Wichtige zu denken.

 

2. Ordnung schaffen für mehr Effizienz

Chaos im Äußeren trägt nicht dazu bei, sich zu fokussieren. Dazu kommt: Wer sich erst durch einen Berg Akten wühlen muss, um an wichtige Informationen zu gelangen, verschwendet kostbare Arbeitszeit. Deshalb empfiehlt es sich, Ordnung zu halten: Unterlagen richtig abzuheften und den Schreibtisch aufzuräumen. Auf diese Weise kannst Du schnell die wesentlichen Dinge finden. Außerdem motiviert ein ordentlicher Platz wesentlich mehr als ein wildes Durcheinander. Nimm Dir abends kurz Zeit dafür, dann beginnst Du den nächsten Arbeitstag entspannter.

 

3. Stell Dich den Herausforderungen

Manchmal stehen schwierige Aufgaben an, auf die wir keine Lust haben und die wir deshalb immer wieder verschieben: Gespräche mit schwierigen Kunden oder Kollegen, die Lösung eines kniffeligen Problems oder andere Aufgaben, die ein Maximum an Konzentration erfordern. In all diesen Fällen hilft nur eines: Pack es an! Stell Dich gleich zu Beginn des Arbeitstages dem To-Do und genieße das triumphierende Gefühl, wenn Du es geschafft hast. Vielleicht legst Du feste Zeiten fest, in denen Du unangenehme Aufgaben angehst und gönnst Dir hinterher eine Belohnung.

 

4. Schneller ans Ziel dank Zeitlimit

Für eine Steigerung der Effizienz am Arbeitsplatz ist ein gut durchdachtes Zeitmanagement unerlässlich. Dazu gehört auch, dass Du Dir Zeitlimits setzt. Denn meist brauchen wir genau so viel Zeit für eine Tätigkeit, wie wir dafür zur Verfügung haben. Ohne eine konkrete Vorgabe hingegen kann sich der zeitliche Aufwand jedoch beliebig ausdehnen. Das gesetzte Zeitlimit trägt dazu bei, dass Du möglichst konzentriert an einer Aufgabe  arbeitest und Dich nicht ablenken lässt. Stelle Dir einen Timer. Er kann Dich daran erinnern, dass die Zeit abgelaufen ist. Probiere es doch einmal bei einer Aufgabe aus und nimm Dir bewusst 30 Minuten dafür. Du wirst überrascht sein, wie viel Dir in dieser Zeitspanne gelingt.

 

5. Immer eines nach dem anderen

Multitasking ist ein Produktivitätskiller. Wer ständig von einer Sache zur nächsten wechselt, braucht viel länger, um eine Tätigkeit zu erledigen. Der Grund: Du musst Dich jedes Mal wieder neu auf ein Thema einstellen, machst Fehler oder verwechselst Zusammenhänge. Hilfreich ist es dafür auch, möglichen Ablenkungen vorzubeugen. Also lieber von Facebook abmelden und die Mails nicht abrufen, bis Du Deine Aufgabe beendet hast. Schalte auch mögliche Benachrichtigungssignale stumm. Erst danach nimmst Du Dir den nächsten Punkt auf Deiner To-Do-Liste vor.

 

6.Mach mal Pause!

Effizientes Arbeiten bedeutet nicht, wie ein Duracell-Häschen im Akkord tätig zu sein. Kein Mensch kann acht Stunden am Stück produktiv sein. Damit Du Deine Arbeitszeit möglichst konzentriert nutzen kannst, sind regelmäßige Pausen erforderlich. Es empfiehlt, sich alle 90 Minuten die Arbeit kurz niederzulegen. Schon fünf Minuten reichen und Du gehst wieder erfrischt ans Werk. Nach vier Stunden kann eine längere Pause Deine Leistungsfähigkeit wiederherstellen. Egal, ob kurze oder längere Pause – die Devise lautet: Weg vom Computer.

 

7. Gut ist genug

Nichts gegen Gründlichkeit und den Willen, Dinge ein zweites Mal zu überarbeiten. Auch das sorgfältige Abwägen von Entscheidungen ist meist besser, als sich aus dem Bauch heraus festzulegen.  Doch übertriebener Perfektionismus bremst unsere Produktivität enorm. Wer zu lange überlegt, was denn der richtige Weg wäre oder eine E-Mail zum zehnten Mal überarbeitet, handelt äußerst ineffektiv. Denn währenddessen geht zu viel Zeit verloren, in der wir bereits eine andere Aufgabe angehen könnten.

 

8. Ausgeschlafen ans Werk

Wer arbeitet, muss auch ruhen. Damit sich unser Körper und unser Geist ausreichend erholen können, brauchen wir genug Schlaf: in der Regel etwa sieben Stunden oder mehr. Manch einem genügen jedoch bereits fünf bis sechs Stunden Schlaf. Hauptsache ist, Du fühlst Dich ausgeschlafen. Unausgeschlafen steigt das Risiko, aufgrund von Unkonzentriertheit Fehler zu machen. Das senkt Deine Effizienzrate enorm.

 

9. Fit = produktiv

Du möchtest möglichst viel aus Deiner Arbeitszeit herausholen? Dann solltest Du dafür sorgen, fit und ausgeglichen zu bleiben. Ein ausgewogener Lebensstil mit viel Bewegung, gesunder Ernährung und Zeit für Dinge, die Dir Spaß machen, ist die beste Voraussetzung.

 

10. Einfach mal Nein sagen

Klar, es ist wichtig, sich kollegial zu verhalten und bei Not am Mann Unterstützung zu leisten. Aber dies sollte auf Gegenseitigkeit beruhen. Lass Dich nicht ausnutzen und überlege beim nächsten Mal, ob wirklich Du immer derjenige sein musst, der die Spülmaschine ausräumt. Auch wenn es vielleicht schwerfällt: Manchmal muss man eben Nein sagen.

 

Hast Du Fragen, Anregungen oder Kritik? Dann schreibe uns gerne eine E-Mail über das Kontaktformular. Wir melden uns schnellst möglich zurück.

 

Quelle:

ZA DP No. 8129 The Productivity of Working Hours, John Pencavel, April 2014. http://ftp.iza.org/dp8129.pdf

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